Kuruluşunuz için gelecek planlarınız mutlaka vardır, peki ya iletişim planınız?

Yöneticiler, bugünkü yönetim sistemlerinde iletişim fonksiyonunu da çok iyi bilmeli. Yönetim fonksiyonu “iletişim” bilimine günde on dakikanızı ayırın, başarınızı sağlamlaştırın

Yöneticilerin sorumlulukları, ilgi alanları, hedef ve beklentileri sürekli yenileniyor. Her geçen gün yönetim faaliyetleri zorlaşıyor. Yönetilmesi gereken yeni alanlar, yeni konular, farklı kitleler, yeni faaliyet konuları ortaya çıkıyor. Haliyle, yöneticiler de her ne kadar ekip de olsa, bütün çalışmalara yetişmeye çalışıyorlar. Ancak, arada zamansızlık ve öncelik sıralaması nedeniyle ihmale uğrayan çalışmalar da mutlaka oluyor.

Bütün kuruluş faaliyetlerinin kurum içinde ve kurum dışında yönetiminde, iletişimin büyük önemi bulunuyor. Faaliyetlerin kamuoyuna aktarımında, iletişimin katkısını bütün yöneticiler artık öğrendi. Öğrenenlerin, öğrenmeyenlere öğretmesini de bekliyoruz.

İletişim deyip geçmeyin, bu da bir yönetim bilimi olduğuna göre, onun da bir işleyişi bulunuyor. Siz eğer bir yöneticiyseniz, bilin ki, gelecek planlarınızda kuruluşunuza ait “İletişim Planı” eksikse, başarınıza iletişim katkısı da eksik olacaktır. İletişim Planı o derece önemli.

İletişim Planı, hedef kitleye kendini etkili anlatma fırsatı veriyor

Biraz teknik olmakla birlikte iletişim planı için bazı bilgileri paylaşacağım. Amaca, belirlenen hedefler doğrultusunda ulaşmak için hazırlanan aşamalı bir süreç iletişimi planlamak. Hedef kitleye kendini en etkili biçimde anlatma fırsatı veriyor. Böylece kurumsal güvenirliğin artırılmasını sağlıyor.

Planın hazırlanmasındaki asıl amaç, kurumun ve müşterinin memnuniyetini sağlamak. Bu sebeple müşterinin ne istediğini gözlemlemek ve değerlendirmek önem taşıyor.

İletişim planı, ne için, neden, hangi kaynaklar kullanılarak, ne zaman, kimler için yapılacak, verilmek istenen mesaj nedir, hangi amaçla mesaj verilmek isteniyor gibi temel sorular eşliğinde hazırlanıyor. Planda her şeyin görülebilir, anlaşılabilir, geliştirilebilir nitelikte olması işlerliğini kolaylaştırıyor.

İletişim planının çeşitli süreçleri var. Öncelikle araştırma süreciyle başlar, sonra durum analizi yapılır, daha sonra hedef kitle ve ana mesajın verileceği süreç planlanır, iletişim stratejisi belirlenir, bütçe çıkartılır ve uygulamaya geçilir, son süreç olarak da değerlendirme yapılır.

İLETİŞİM PLANI SÜREÇLERİ

• Araştırma Süreci:
  • Kamuoyu yoklaması: Kamuoyunun hangi değerlere sahip olduğunu ve nelere ihtiyaç duyduğu araştırılır.
  • Müşteriyle görüşmek: Hedeflenen amaç doğrultusunda nelerin yapılmak istendiği, hangi kitleye ulaşılmak istendiği, nasıl yapmak istendiği, hangi mesajların verilmek istendiği, konu hakkında bilgilendirmenin yapıldığı görüşmeler gerçekleştirilir. Müşteri ile aynı hedef ve amaçlar doğrultusunda ilerlenmelidir.
  • Durum Analizi:
    • Planlamanın ilk adımı şirketin amaçlarını ve hedeflerini belirlemek olmalı. Araştırma süreci sonunda ulaşılan bilgiler ile amaçlar ve hedefler belirlenir. Verilmek istenen mesaj ve hedefler, planın en önemli detayları. Bu sebeple oldukça net ve açık olmalıdır. Hedeflenen mesajın dışında verilen mesajlar planlanan sürecin olumsuz sonuçlanmasına sebep olur.
    • Belirlenen hedefler ve amaçlar doğrultusunda bir iletişim planı oluşturulmaya başlanır.
    • Hedefler, amaca ulaşmamızı sağlayacak öncü yollardır. Amaçlar ise, ulaşmasını istediğimiz mesajların genel sonucudur.
    • Planın bu bölümü, kim?, ne için?, neden?, kimler için?, mesaj nedir? Sorularını yanıtlandıracak süreçtir.
    • Hedefler birbirleriyle uyumlu ve ölçülebilir nitelikte olmalıdır. Hedefler belirlenirken hedefin, bilgilendirme yapmak amacını mı taşıdığı ya da bilinenin değiştirilmek istendiği mi gibi hususlara dikkat edilmelidir.
    • Hedef Kitle ve Ana Mesaj:
      • İletişim kurmaya çalıştığımız gruplar belirlenmelidir. Hedef kitle çok iyi belirlenip taranmalıdır. Hedef kitle ne kadar anlaşılır olursa verilmek istenen mesaj da o kadar kolay verilir.
      • Hedef kitle belirlenirken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar bulunuyor:
        • Belirlenen hedef kitle verilecek olan mesajı doğru alabilmelidir.
        • Belirlenen hedef kitlenin sahip olduğu ortak özellikler olmalıdır.
        • Belirlenen hedef kitledeki farklı gruplara ulaşılmak istenirken karşılaşılabilecek zorluklar oldukça minimuma indirilmelidir.
• Hedefe ulaştırmak istediğin ana mesajlar belirlenmelidir. Bu mesajlar oldukça açık ve basit olmalıdır.
• İletilmek istenilen mesajın ne olduğu belirlenmelidir.
• Hazırlanan planın en önemli detaylarıdır. Mesajlar ne kadar doğru hazırlanırsa amaca da o kadar hızlı ve doğru şekilde ulaşılır. İletilen mesajın hedef kitle için yararlı olduğunu belirtecek özellikler ön plana çıkarılmalıdır.
• İletişim Stratejisi:
  • Hedefleri meydana getirebilecek bir etkinlik planı hazırlanmalıdır.
  • Başlangıcından sonuna kadar tüm adımlar zamanlamayla birlikte hazırlanmalıdır. Belirlenen süreç içinde herhangi ayrı 2 etkinlik birbiriyle rekabet içinde olmamalıdır.
  • Planlama eğer uzun bir süreç içinde hazırlanıyorsa, zaman zaman kamuoyu yoklaması yapılarak istenilen mesajların doğru olarak hedef kitleye ulaşıp ulaşmadığının kontrol edilmesi gerekmektedir.
  • Etkili ve doğru bir basın bülteni hazırlanmalıdır.
  • Hedef kitle, ulaşılmak istenen amaç ve tercih edilen iletişim araçları birbirleriyle uyum içinde olmalıdır.
  • Her hazırlanan plan için bütçe çıkarılmalıdır. Müşteri ile birlikte bütçe planlaması yapılmalıdır.
  • Hedef kitle ile kendi tercihlerimiz karşılaştırılmamalıdır. Belirlenen hedefler doğrultusunda hedef kitlenin istekleri önemlidir. Hedef kitleye ulaşmak, onların bulunduğu yerlerde etkinlik düzenlemek ya da onların okuduğu yazılı basın görsellerinde bulunmak gerekmektedir.
  • İletişim araçlarını
    • Reklam ve ilanlar: Gazete ve dergiler, radyolar, TV, billboardlar, internet
    • Yayınlar: Broşürler, el kitapları, posterler, gazete, dergi, web siteleri
    • Medya ilişkileri: Basınla düzenli temas hali, basın listeleri sürekli güncel olmalı, medya ile röportajlar, basın bültenleri, elektronik bülten, basın toplantıları, basın gezileri
    • Kamuoyu ile ilişkiler: doğrudan pazarlama, kamuoyuna açık konferanslar, sponsorluklar, kamuoyu buluşmaları
    • Devlet ile ilişkiler: belediyeler, hükümet, bakanlıklarla sürekli temas halinde olma
• Kurum içinde ve müşteriyle sürekli toplantılar düzenlenmeli.
• Faaliyet raporları hazırlanmalı.
• Değerlendirme Süreci:
  • Müşteriyle birlikte bir değerlendirme süreci gerçekleştirilir.
  • Hedeflere ulaşılabilindi mi? Hangi mesajda başarılı oldu? Hangi mesaj hedef kitleye ulaştırılamadı? Hangi etkinlik akılda kalıcıydı? Nerede zaman kaybı yaşandı? Gibi soruların yanıtlandığı bir değerlendirme yapılır.
  • Değerlendirme sürecini ölçümlemek için kamuoyu araştırması yapılabilir, anketler düzenlenebilir.
  • Doğru ve etkili bir değerlendirme süreci sonunda bir sonraki hazırlanacak plan için daha hazırlıklı ve başarılı olunur.

Yöneticiler, iletişim planlarını yıllık hatta iki-üç yıllık yaptıklarında, görecekler ki, başarılarını göstermeleri, aslında iletişim planlarının bir devamı. Çünkü, iletişim disiplini, kuruluş faaliyetlerini kurum içi ve kurum dışında bir strateji çerçevesinde düzenleyen bir yapıya sahip. Sadece yönetici olmamız, işimizi çok iyi yönetmemiz ve bilmemiz yetmiyor. Bütün yöneticiler, bugünkü yönetim sistemlerinde iletişimi de çok iyi bilmek ihtiyacını hissetmeli. Bilmediğiniz bir şeyi yönetebilir misiniz? Yöneticinin desteği olmayan iletişim faaliyetlerinin başarılı olması zaten zor, bilinmeden de bir çalışma desteklendiğinde zayıf kalır.

Hadi yöneticiler, “iletişim” bilimine günde on dakikanızı ayırın, faydası yine size ve kuruluşunuza olacak.